Qué significa exactamente «digitalizar» el puesto de trabajo

Traductor jurado

La digitalización de la economía es trend topic, y más aún en tiempos del Covid-19 con la enorme expansión del teletrabajo propiciada por el cierre de empresas, el confinamiento y las distancias sanitarias de seguridad.

Sin embargo, hay aquí un caso de inflación retórica que invita a la reflexión a quien no se conforma con las frases hechas ni con las formulaciones generalistas que vemos en los suplementos dominicales de los periódicos. Está claro que la digitalización es uno de esos temas que marcan el signo de los tiempos. Pero, ¿qué quiere decir concretamente «digitalizar»? En el ejemplo de las fábricas inteligentes y los trámites administrativos on line, no hace falta ni siquiera explicarlo. La situación se define por si misma. ¿Cuál es el caso del traductor jurado y sus quehaceres profesionales del día a día?

En un sentido amplio, podemos decir que estamos digitalizados desde que reemplazamos la máquina de escribir por el ordenador y nos compramos nuestro primer fax. El proceso se habría completado con una cuenta de correo electrónico y la creación de una primera página web para publicitar nuestro negocio, más o menos hacia el año 2000. De eso hace ya mucho tiempo. ¿Era esto la digitalización? Entonces podía parecer que sí. Pero con el paso de los años nos hemos ido dando cuenta de algo que a menudo se olvida: la digitalización es un proceso que no termina. Siempre está reinventándose para resurgir con nuevas versiones de sí misma que transforman la economía y nuestras formas de trabajar y de vivir: redes sociales, la Nube, Industria 4.0, Big Data, Inteligencia Artificial, etc.

¿Están digitalizados los traductores jurados? Si se limitan a utilizar el PC como una máquina de escribir y a comunicarse con sus clientes por e-mail, está claro que con eso no es suficiente. La digitalización, sobre todo de un oficio tan tradicional y dependiente de normativas oficiales como el del traductor jurado, comienza en el momento en que las nuevas tecnologías producen un cambio esencial en la misma naturaleza del trabajo. La adopción de la firma electrónica es un acontecimiento crucial: no solo suprime (o al menos reduce en gran medida) la entrega de las traducciones en papel, sino que además agiliza el servicio, mejora la trazabilidad, facilita las tareas de archivado y evita al cliente la molestia de tener que procurarse copias de los documentos traducidos.

No hay muchas más innovaciones que definan el proceso de digitalización del puesto de trabajo del traductor jurado. Pero si tuviera que añadir una, mencionaría la utilización de un software para gestionar las relaciones con los clientes. Naturalmente esto depende de para quién o para cuánta gente trabajas. Si estás buscando nuevos clientes, el uso de un CRM te será de gran ayuda. Aunque no lo parezca, es una de esas cosas en las que al principio no se piensa, porque los clientes de costumbre imponen una rutina diaria y el trabajo no falta. Pero cuando sobreviene un mazazo tan colosal como este del Covid-19, con cierres de empresas, cuando la clientela de cabecera está missing y hay una confusión total en todos los ámbitos, se hace patente la necesidad de reorganizar todas las listas de contactos comerciales y profesionales. En tales circunstancias, el CRM te ayudará a ahorrar tiempo y mantener organizada tu actividad comercial. Todo ello se traducirá en una mayor productividad.

¿Qué programa utilizar? Hay mucho para elegir, desde soluciones profesionales en la Nube del tipo Microsoft Dynamics hasta suites CRM de código libre para PYMEs y autónomos. En cualquier caso se trata de programas informáticos muy potentes y sofisticados que integran correo electrónico, herramientas para campañas de marketing, seguimiento de leads y otras posibilidades interesantes. Algunos son fáciles de manejar, otros no tanto. Busca un poco en la red y encontrarás lo que más te conviene. Si tu estrategia de negocio es simple, incluso puedes hacerte tu propio CRM con algunas hojas de cálculo en Microsoft Excel.

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